Gegevensbewaarbeleid
Laatst bijgewerkt: 22 november 2024
Dit Gegevensbewaarbeleid beschrijft hoe Hedkavor persoonsgegevens en andere informatie bewaart, beheert en verwijdert die via ons platform worden verzameld. Dit beleid vormt een aanvulling op ons Privacybeleid en legt uit hoe lang wij verschillende categorieën gegevens bewaren.
Algemene Bewaarbeginselen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. De bewaartermijnen worden bepaald op basis van:
De aard van de gegevens en de diensten die wij leveren
De categorieën van betrokkenen en hun relatie met ons platform
Wettelijke verplichtingen om bepaalde gegevens te bewaren
Legitieme bedrijfsbelangen en operationele noodzaak
Contractuele vereisten en geschillenbeheer
Bewaartermijnen per Gegevenscategorie
Accountgegevens en Profielinformatie
Gegevens zoals gebruikersnaam, e-mailadres, telefoonnummer en profielinstellingen worden bewaard zolang uw account actief is. Na verwijdering van uw account worden deze gegevens binnen 90 dagen permanent verwijderd, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaring vereisen.
Educatieve Voortgangsgegevens
Gegevens over quizresultaten, testscores, cursusvoortgang en behaalde certificaten worden bewaard zolang uw account bestaat plus een aanvullende periode van 3 jaar na accountsluiting. Deze verlengde bewaring stelt u in staat om op elk moment uw leerhistorie en certificaten te raadplegen.
Communicatiegegevens
E-mails, berichten via contactformulieren en andere communicatie met onze ondersteuningsdienst worden bewaard gedurende 2 jaar na de laatste interactie. Deze termijn stelt ons in staat om consistente ondersteuning te bieden en eventuele geschillen effectief af te handelen.
Technische Logbestanden
Serverlogbestanden, IP-adressen en technische gebruiksgegevens worden automatisch bewaard gedurende 12 maanden. Deze gegevens worden gebruikt voor systeembeveiliging, foutopsporing en het waarborgen van platformstabiliteit.
Betalings- en Transactiegegevens
Financiële transactiegegevens, facturen en betaalgegevens worden bewaard gedurende 7 jaar na de transactiedatum om te voldoen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
Marketinggegevens en Toestemmingen
Gegevens met betrekking tot marketingcommunicatie en gegeven toestemmingen worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt of gedurende 3 jaar na uw laatste interactie met onze marketingcommunicatie, afhankelijk van welke periode het eerst verstrijkt.
Beveiligingsgegevens
Gegevens met betrekking tot beveiligingsincidenten, verdachte activiteiten of inbreuken worden bewaard gedurende 5 jaar om te voldoen aan onderzoeksverplichtingen en om toekomstige incidenten te voorkomen.
Bewaring na Accountverwijdering
Wanneer u uw account verwijdert, starten wij onmiddellijk het proces van gegevensverwijdering. De meeste persoonsgegevens worden binnen 90 dagen permanent verwijderd. Bepaalde gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer:
Wettelijke verplichtingen dit vereisen
Lopende juridische procedures of geschillen dit noodzakelijk maken
Legitieme bedrijfsbelangen bestaan, zoals fraudepreventie of het afdwingen van onze voorwaarden
Geanonimiseerde gegevens worden gebruikt voor statistische of analytische doeleinden
Gegevensminimalisatie en Periodieke Evaluatie
Wij hanteren een proactieve aanpak voor gegevensminimalisatie:
Periodieke evaluaties van bewaarde gegevens vinden minstens jaarlijks plaats
Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn worden automatisch gearchiveerd of verwijderd
Technische en organisatorische maatregelen zorgen ervoor dat gegevens na het verstrijken van de bewaartermijn veilig worden vernietigd
Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden
Bewaartermijnen Overzichtstabel
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Accountgegevens | Duur van account + 90 dagen | Dienstverlening en wettelijke verplichtingen |
| Educatieve voortgang | Duur van account + 3 jaar | Certificering en historische toegang |
| Communicatiegeschiedenis | 2 jaar na laatste contact | Klantenservice en geschillenbeheer |
| Technische logs | 12 maanden | Beveiliging en systeemonderhoud |
| Betalingsgegevens | 7 jaar | Fiscale en boekhoudkundige verplichtingen |
| Marketingtoestemmingen | 3 jaar na laatste interactie | Toestemmingsbeheer |
| Beveiligingsincidenten | 5 jaar | Onderzoek en preventie |
Gearchiveerde Gegevens
Bepaalde gegevens kunnen na het verstrijken van de actieve bewaartermijn worden gearchiveerd in plaats van onmiddellijk verwijderd. Gearchiveerde gegevens:
Zijn niet toegankelijk voor dagelijkse operationele processen
Worden opgeslagen in beveiligde, aparte systemen met beperkte toegang
Worden alleen geopend in uitzonderlijke gevallen zoals juridische procedures of toezichtonderzoeken
Worden permanent verwijderd na het verstrijken van alle wettelijke bewaarverplichtingen
Uw Rechten met Betrekking tot Gegevensbewaring
U heeft het recht om:
Te worden geïnformeerd over de bewaartermijnen die op uw gegevens van toepassing zijn
Verwijdering van uw gegevens te verzoeken wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de oorspronkelijke doeleinden
Bezwaar te maken tegen de bewaring van uw gegevens wanneer deze niet langer noodzakelijk lijkt
Een kopie te ontvangen van alle gegevens die wij over u bewaren
Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit beleid.
Geautomatiseerde Verwijderingsprocessen
Wij maken gebruik van geautomatiseerde systemen om ervoor te zorgen dat gegevens tijdig worden verwijderd:
Dagelijkse scripts identificeren en verwijderen gegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken
Automatische herinneringen waarschuwen ons wanneer gearchiveerde gegevens voor verwijdering in aanmerking komen
Regelmatige audits verifiëren dat verwijderingsprocessen correct functioneren
Verwijderde gegevens worden overschreven om herstel onmogelijk te maken
Uitzonderingen en Verlengingen
In bepaalde omstandigheden kunnen bewaartermijnen worden verlengd:
Lopende juridische procedures vereisen dat relevante gegevens worden bewaard totdat de procedure is afgerond
Lopende onderzoeken door toezichthouders vereisen tijdelijke opschorting van verwijdering
Contractuele geschillen vereisen bewaring tot oplossing of tot het verstrijken van verjaringstermijnen
Nationale veiligheidszaken kunnen langere bewaring rechtvaardigen onder strikte toegangscontrole
In alle gevallen worden verlengingen gedocumenteerd en regelmatig herzien.
Externe Dienstverleners
Wanneer wij gegevens delen met externe dienstverleners, zorgen wij ervoor dat:
Contractuele afspraken dezelfde of strengere bewaartermijnen opleggen
Dienstverleners gegevens verwijderen wanneer de dienstverlening eindigt of de bewaartermijn verstrijkt
Regelmatige audits de naleving van bewaarvereisten verifiëren
Gegevens niet worden overgedragen aan andere partijen zonder onze expliciete toestemming
Wijzigingen in dit Beleid
Wij kunnen dit Gegevensbewaarbeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijken, technologie of wettelijke vereisten te weerspiegelen. Wanneer wij materiële wijzigingen aanbrengen, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via ons platform of per e-mail.
De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt. Wij raden u aan dit beleid periodiek te raadplegen om op de hoogte te blijven van hoe wij uw gegevens bewaren en beschermen.
Contact
Voor vragen over dit Gegevensbewaarbeleid, of om uw rechten met betrekking tot gegevensbewaring uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen:
Hedkavor
Place Georges Ista 24, 4030 Liège, Belgium
Telefoon: +3256332507
E-mail: [email protected]
Wij streven ernaar om binnen 30 dagen op alle verzoeken te reageren.